ほけんしつ.netオリジナルコンテンツ！差し込み印刷用ファイルの使い方

成長の記録や保健室連絡ファイル用ラベルなど、ほけんしつ.netでは、差し込み印刷に対応したファイルを配布しています。

差し込み印刷用のファイルは、通常のファイルとは使い方が少し異なるため、このページで詳しく説明しています。

成長の記録を例にしていますが、ファイル名やファイルの内容が変わっても、手順は同じです。

手順１：ファイルをダウンロードする

差し込み印刷用のエクセルファイル（データファイル）とワードファイルをダウンロードします。

保存場所はどこでも大丈夫ですが、わかりやすくするために、ダウンロードしたエクセルファイルとワードファイルを同じフォルダに保存することをおすすめします。

手順２：エクセルファイルでの作業

データを入力する

「サンプル 太郎」を参考に、必要なデータを入力します。

空欄のセルがあっても問題ありません。

ピンク色のセルは、差し込みフィールドの設定が変わってしまうので、変更しないことをおすすめします。

データは、100人分入力することができます。

エクセルファイルを閉じる

上書き保存をして、エクセルファイルを閉じます。

エクセルファイルとワードファイルは、基本的には同時に開かないようにしてください。

手順３：ワードファイルでの作業

ワードファイルを開く

ワードファイルを開くと、次のようなメッセージが表示されます。

これは『他のデータファイルからデータを差し込みますか？』という意味です。

しかし、現時点では、ワードファイルは先ほどデータを入力したエクセルファイルがどこにあるかわかっていない状態です。

［はい］ボタンを押すと、エクセルファイルを見つけられずにエラーになってしまうので、ひとまず［いいえ］ボタンを押し、ワードファイルに『データを差し込みません』と伝えます（［はい］を選択してもできますが、手順が多いため、ここでは割愛します）。

手順３の作業がすべて終わり、２回目以降ワードフォルダを開く場合は、［はい］を選択するとスムーズです。

２つのファイルを関連付ける

ワードファイルとエクセルファイルの関連付けを行います。

『このエクセルファイルからデータを差し込みますよ！』という設定で、ワードファイルにエクセルファイルの場所を教えてあげる作業です。

ワード画面上部の「差し込み文書」タブに移動し、「宛先の選択」、「既存のリストを使用」の順にクリックします。

なお、今後の操作はすべて「差し込み文書」タブより操作します。

データファイルを選択というダイアログボックスが表示されるので、エクセルファイルが保存されている場所に移動し、エクセルファイルを選択して、［開く］ボタンをクリックします。

テーブルの選択というダイアログボックスが表示されるので、エクセルの差し込みデータのリストがあるシートを選択し、［OK］ボタンをクリックします。

関連付け以降、エクセルファイルの名前を変更したり、別の場所に移動したりすると、ワードファイルがエクセルファイルを見つけられなくなり、再度関連付けを行う必要がありますので、ご注意ください。

結果をプレビューする

「結果のプレビュー」をクリックすると、データが差し込まれた結果が表示されます。

「結果のプレビュー」の右部にあるボックスの中の数字は、エクセルファイルの一番左の列のNo.に対応しています。

ボックスの左右の矢印◀▶をクリックしたり、ボックスに数字を入力したりすると、他のデータを確認することができます。

印刷する

通常の印刷は「ファイル」タブから行いますが、差し込み印刷の場合は手順が少し違うので、ご注意ください。

「完了と差し込み」、「文書の印刷」の順にクリックします。

プリンターに差し込みというダイアログボックスが表示されるので、レコードの印刷のいずれかを設定し、［OK］ボタンをクリックすると、印刷が始まります。

これで終了です、お疲れ様でした！

補足：101人以上の成長の記録を効率的に作成する

データの確認のため、学級や学年に分けて差し込み印刷をすることをおすすめしますが、101人以上のデータを差し込み印刷を行うにあたり、次のような方法で行うことができます。

行を追加する（かんたん！）

No.100以降に、行を追加します。

エクセルファイルを複数作る（おすすめ！）

学級や学年に分けてエクセルファイルを複数作り、関連付けを行います。

関連付けについては、こちらをご覧ください。

シートを複数作る（おすすめ！）

エクセルファイル内に、学級や学年に分けて複数のシートを作り、関連付けを行います。

関連付けについては、こちらをご覧ください。