差し込み印刷の具体的な手順(配布ファイルあり)

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「差し込み印刷が便利だということはなんとなく知っているけれど、難しそう…。」と思ったことはありませんか?

意外に思われるかもしれませんが、差し込み印刷は、実はとても簡単です。

この記事では、差し込み印刷の具体的な手順について、わかりやすく説明しています。

養護教諭の方はもちろん、担任の先生や教育以外の業種の方にもお使いいただけます。

差し込み印刷を使えば、子どもたち全員の学年や組、番号、名前を手書きまたは押印する必要がなくなり、作業効率が大幅にアップすること間違いなしですので、ぜひ試してみてください!

説明に使用したワードの文書とエクセルの差し込みデータのリストは、ページ下部に練習用のファイルとして配布していますので、ダウンロードしてお使いください。

なお、記事内容に関するご質問は、お問い合わせフォームからご連絡ください。

差し込み印刷とは

差し込み印刷とは、文書の内容を変更せず、文書の一部のみを変更して印刷する、ワードの機能です。

「差し込み」とは、データを文書に次々と差し込んでいくことです。

差し込み印刷のイメージは、次の通りです。

差し込み印刷のイメージ
差し込み印刷のイメージ

差し込み印刷には、ワードとエクセルの2つのファイルが必要です。

上のイメージのように、エクセルのデータをワードの文書に差し込み、データが差し込まれた文書をそれぞれ印刷します。

それでは、差し込み印刷の具体的な手順について説明します。

差し込み印刷の手順(基本編)

まずは基本編です。

基本編をマスターすれば、十分に差し込み印刷を使いこなすことができます。

手順1:ワードで文書を作り、エクセルで差し込みデータのリストを作る

前章で述べた通り、差し込み印刷には、ワードとエクセルの2つのファイルが必要です。

ワードファイルとエクセルファイル
ワードファイルとエクセルファイル

まず、ワードで文書を作成します。

今回は、簡易的な歯科検診のお知らせを例に説明していきます。

また、学年、組、番号、名前、歯科検診の結果を差し込み印刷します。

ワードで作った文書
ワードで作った文書

続いて、エクセルで差し込みデータのリストを作成します。

名前はすべて架空のもので、すごい名前生成器様名字由来net様を参考にさせていただきました。

エクセルで作った差し込みデータのリスト
エクセルで作った差し込みデータのリスト

差し込みデータのリストのうち、列ごとに入力されている同じ種類のデータをフィールドといい、その項目名または見出しをフィールド名といいます。

また、行ごとに入力されている1件分のデータをレコードといい、その通し番号をレコードNoといいます。

エクセルで差しこみデータを作るときのポイントは、次の通りです。

エクセルで差し込みデータのリストを作るときのポイント

  • 1行目には、フィールド名(項目名または見出し)を入力します。フィールド名は被らないようにします。
  • 1列目には、レコードNo(通し番号)を入力します。入力しなくてもかまいませんが、データが差し込まれた結果をプレビューするときにとても便利なので、おすすめです。
  • 一つのセルにつき、一つのデータを入力します。
差し込みデータのリストのフィールド名とレコードNo
差し込みデータのリストのフィールド名とレコードNo

手順2:ワードの文書とエクセルの差し込みデータのリストを関連付ける

ワードの文書とエクセルの差し込みデータのリストができたら、この二つを紐づけます。

『この文書にこのリストからデータを差し込みますよ』という設定です。

ワード画面上部の、①「差し込み文書」タブに移動し、②「宛先の選択」、③「既存のリストを使用」の順にクリックします。

なお、今後の作業はすべて「差し込み文書」タブより操作します。

①「差し込み文書」タブに移動し、②「宛先の選択」、③「既存のリストを使用」の順にクリックします。
①「差し込み文書」タブに移動し、②「宛先の選択」、③「既存のリストを使用」の順にクリックします。

データファイルを選択というダイアログボックスが表示されるので、手順1で作ったエクセルファイルが保存されている場所に移動し、エクセルファイルを選択して、[開く]ボタンをクリックします。

エクセルファイルが保存されている場所に移動し、エクセルファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。
エクセルファイルが保存されている場所に移動し、エクセルファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。

テーブルの選択というダイアログボックスが表示されるので、エクセルの差し込みデータのリストがあるシートを選択し、[OK]ボタンをクリックします。

今回、差し込むデータのリストはSheet1にあるので、Sheet1$を選択します。

差し込みデータのリストがあるシートを選択し、[OK]ボタンをクリックします。
差し込みデータのリストがあるシートを選択し、[OK]ボタンをクリックします。

手順3:文書にデータを差し込む

ワードの文書とエクセルの差し込みデータのリストの関連付けができたら、いよいよデータを差し込んでいきます。

差し込み印刷のメインの作業となりますが、とても簡単です。

①データを差し込みたい位置にカーソルを移動し、②「差し込みフィールドの挿入」の下部(または右部)の逆三角マーク▼、③差し込みたいフィールドのフィールド名の順にクリックします。

①データを差し込みたい位置にカーソルを移動し、②「差し込みフィールドの挿入」の下部(または右部)の逆三角マーク▼、③差し込みたいフィールドのフィールド名の順にクリックします。
①データを差し込みたい位置にカーソルを移動し、②「差し込みフィールドの挿入」の下部(または右部)の逆三角マーク▼、③差し込みたいフィールドのフィールド名の順にクリックします。

下の画像のように、≪≫で囲まれたフィールド名が表示されていれば、差し込み完了です。

≪≫で囲まれたフィールド名は、通常の文字と同様、フォントやサイズを変更したり、削除や移動をしたりすることができます。

学年フィールドが差し込まれた結果
学年フィールドが差し込まれた結果

同様にして、組、番号、名前、歯科検診の結果を差し込んでいきます。

学年、組、番号、名前、歯科検診の結果のフィールドが差し込まれた結果
学年、組、番号、名前、歯科検診の結果のフィールドが差し込まれた結果

また、「差し込みフィールドの強調表示」をクリックすると、差し込みフィールドが灰色に網掛けされ、確認しやすくなります。

「差し込みフィールドの強調表示」をクリックすると、差し込みフィールドが灰色に網掛けされ、確認しやすくなります。
「差し込みフィールドの強調表示」をクリックすると、差し込みフィールドが灰色に網掛けされ、確認しやすくなります。

手順4:データが差し込まれた結果をプレビューする

文書を印刷する前に、データがきちんと差し込まれているか確認します。

「結果のプレビュー」をクリックすると、データが差し込まれた結果がプレビュー表示されます。

「結果のプレビュー」をクリックすると、データが差し込まれた結果がプレビュー表示されます。
「結果のプレビュー」をクリックすると、データが差し込まれた結果がプレビュー表示されます。

また、「結果のプレビュー」の右部にあるボックスの中の数字は、レコードNoに対応していて、数字に応じてレコードが切り替わります。

ボックスの左右の矢印◀▶をクリックしたり、ボックスに数字を入力したりすると、他のレコードを確認することができます。

「結果のプレビュー」の右部にあるボックスの中の数字に応じてレコードが切り替わります。
「結果のプレビュー」の右部にあるボックスの中の数字に応じてレコードが切り替わります。

手順5:文書を印刷する

いよいよ文書の印刷です。

通常の印刷は「ファイル」タブから行いますが、差し込み印刷の場合は手順が少し違うので、ご注意ください。

まず、①「完了と差し込み」、②「文書の印刷」の順にクリックします。

①「完了と差し込み」、②「文書の印刷」の順にクリックします。
①「完了と差し込み」、②「文書の印刷」の順にクリックします。

プリンターに差し込みというダイアログボックスが表示されるので、レコードの印刷のいずれかを設定し、[OK]ボタンをクリックします。

レコードの印刷の設定の詳細については、次の通りです。

レコードの印刷の設定の説明

  • すべて:差し込みデータのリストのすべてのレコードが印刷されます。
  • 現在のレコード:現在プレビュー表示されているレコードが印刷されます。
  • 最初のレコード/最後のレコード:指定された範囲のレコードが印刷されます。印刷を開始したいレコードNoと、印刷を終了したいレコードNoを入力します。
レコードの印刷のいずれかを設定し、[OK]ボタンをクリックします。
レコードの印刷のいずれかを設定し、[OK]ボタンをクリックします。

[OK]ボタンをクリックすると、印刷が始まります。

差し込み印刷の基本的な手順は、これで終了です。

お疲れ様でした!

差し込み印刷の手順(応用編)

ここからは応用編です。

必要に応じてご覧ください。

応用1:データが差し込まれた文書を個別に編集する

日付のみ変更する場合など、文書の内容の一部を変更して差し込み印刷を行うときに便利な機能です。

基本編の手順3のデータの差し込みが完了したら、①「完了と差し込み」、②「個々のドキュメントの編集」の順にクリックします。

①「完了と差し込み」、②「個々のドキュメントの編集」の順にクリックします。
①「完了と差し込み」、②「個々のドキュメントの編集」の順にクリックします。

新規文書への差し込みというダイアログボックスが表示されるので、レコードの差し込みのいずれかを設定し、[OK]ボタンをクリックします。

レコードの印刷の設定の詳細については、次の通りです。

レコードの差し込みの設定の説明

  • すべて:差し込みデータのリストのすべてのレコードが差し込まれます。
  • 現在のレコード:現在プレビュー表示されているレコードが差し込まれます。
  • 最初のレコード/最後のレコード:指定された範囲のレコードが差し込まれます。差し込みを開始したいレコードNoと、差し込みを終了したいレコードNoを入力します。
レコードの差し込みのいずれかを設定し、[OK]ボタンをクリックします。
レコードの差し込みのいずれかを設定し、[OK]ボタンをクリックします。

[OK]ボタンをクリックすると、データが差し込まれた状態で、新しい文書(レター1)が作成されます。

レコードの差し込みの設定で、レコード1~4の範囲を設定した場合は、このように表示されます。

レコードの差し込みの設定で、レコード1~4の範囲を設定した場合は、このように表示されます。
レコードの差し込みの設定で、レコード1~4の範囲を設定した場合は、このように表示されます。

該当する箇所の編集ができたら、通常の文書と同様に、ファイルタブから印刷します。

応用2:アドレス帳を編集して、差し込むレコードを指定する

COがある子どもにのみお知らせを配布する場合など、差し込みデータのリストの一部のレコードを差し込むときに便利な機能です。

アドレス帳とは、差し込みデータのリストのことです。

アドレス帳を編集することで、差し込むレコードを指定することができます。

基本編の手順2のワードとエクセルの関連付けができたら、「アドレス帳の編集」をクリックします。

「アドレス帳の編集」をクリックします。
「アドレス帳の編集」をクリックします。

差し込み印刷の宛先というダイアログボックスが表示されるので、①差し込むレコードの左側にチェックを入れ、②[OK]ボタンをクリックします。

また、フィールドごとに昇順または降順で並べ替えたり、エクセルファイルを開かずに差し込みデータのリストを編集したりすることもできます。

興味がある方は、画像の③も箇所をクリックしてみてください。

①差し込むレコードの左側にチェックを入れ、②[OK]ボタンをクリックします。フィールドごとに昇順または降順で並べ替えたり、エクセルファイルを開かずに差し込みデータのリストを編集したりするときは、③の個所をクリックします。
①差し込むレコードの左側にチェックを入れ、②[OK]ボタンをクリックします。フィールドごとに昇順または降順で並べ替えたり、エクセルファイルを開かずに差し込みデータのリストを編集したりするときは、③の個所をクリックします。

ただし、レコード数が多くなるとチェックリストにチェックする作業が多くなるので、レコード数が少ないときにおすすめの方法です。

レコード数が多い場合は、差し込みデータのリストを複数作成するなどの工夫をしましょう。

差し込むレコードの指定ができたら、基本編の手順5のとおりに印刷します。

差し込み印刷の手順(補足)

エラーが出た際の対処法について説明します。

補足1:エクセルファイルを開いたときにエラーが出る

基本編の手順2のワードとエクセルの関連付けをしたあとは、ワードの文書を開けた状態でエクセルの差し込みデータのリストを開こうとすると、使用中のファイルというダイアログボックスが表示され、読み取り専用でのみ開くことができます。

ワードの文書を開けた状態では、エクセルの差し込みデータのリストを編集することができません。

基本的には、ワードの文書を開けている場合はエクセルの差し込みデータのリストは閉じておき、編集しないようにしましょう。

編集する場合は、ワードの文書を閉じてから編集しましょう。

ワードの文書を開けている場合は、エクセルの差し込みデータのリストは読み取り専用でのみ開くことができます。
ワードの文書を開けている場合は、エクセルの差し込みデータのリストは読み取り専用でのみ開くことができます。

補足2:ワードファイルを開いたときにエラーが出る

基本編の手順2のワードファイルとエクセルファイルの関連付けをしたあとは、ワードの文書を閉じ、次に開こうとした場合は、警告のダイアログボックスが表示されます。

[はい]ボタンをクリックすると、ワードファイルとエクセルファイルが関連付けされます。

[いいえ]ボタンをクリックすると、ワードファイルとエクセルファイルが関連付けされないため、差し込み印刷をする場合は、再度基本編の手順2のワードファイルとエクセルファイルの関連付けを行う必要があります。

[はい]ボタンをクリックすると、ワードファイルとエクセルファイルが関連付けされます。
[はい]ボタンをクリックすると、ワードファイルとエクセルファイルが関連付けされます。

補足3:空白の文書が印刷される

空白のレコードが差し込まれ、必要のない文書が印刷されてしまう場合の対処法について説明します。

応用2と同様の手順で、アドレス帳を編集して、差し込むレコードを指定します。

まず、「アドレス帳の編集」をクリックします。

「アドレス帳の編集」をクリックします。
「アドレス帳の編集」をクリックします。

差し込み印刷の宛先というダイアログボックスが表示されるので、①空白のレコードの左側のチェックを外し、②[OK]ボタンをクリックします。

①空白のレコードの左側のチェックを外し、②[OK]ボタンをクリックします。
①空白のレコードの左側のチェックを外し、②[OK]ボタンをクリックします。

差し込むレコードの指定ができたら、基本編の手順5のとおりに印刷します。

練習用ファイル(エクセル、ワード)をダウンロードする

この記事で紹介した差し込み印刷の作業は、下記のファイルで行っています。

練習用として、ダウンロードしてお使いください。

差し込み印刷の使用例

差し込み印刷は、文書だけではなく、封筒や宛名ラベルにも使用することができます。

ひな形の配布を予定しておりますので、今しばらくお待ちください。

まとめ

差し込み印刷の具体的な手順について説明しました。

養護教諭は、健康診断の結果などの個人情報を扱う機会が多いため、お手紙を配布するときは、学年、組、番号、名前などを記載しなければなりません。

また、養護教諭は全校児童生徒の保健情報を扱うので、一人ひとりの名前などを手書きや押印をしていると、とても時間がかかってしまい、ミスをしてしまうこともあるかもしれません。

差し込み印刷を使うと、時間短縮になると同時に、ミスも防止することができます。

少数職種の養護教諭にとって、差し込み印刷は心強い味方ですね。

差し込み印刷は、実際にやってみるととても簡単なので、練習用ファイルをダウンロードして、ぜひチャレンジしてみてください。

なお、記事内容に関するご質問は、お問い合わせフォームからご連絡ください。

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